Tags: Baldrige , KPI , KPKU

ROAD MAP TO EFFECTIVE IMPLEMENTATION OF KPKU

Date: 23.01.2013 | Baldrige

 ROAD MAP TO EFFECTIVE IMPLEMENTATION OF KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / BALDRIGE THAT RESULTS IN SUSTAINABLE PERFORMANCE GROWTH


Banyak perusahaan yang mengenal KPKU ataupun Baldrige Criteria for Performance Excellence. Namun belum banyak dari mereka yang menjalankan pendekatan sistematis dalam implementasi KPKU ataupun Baldrige. Mereka umumnya hanya menjalankan satu kegiatan utama yaitu Assessment / Evaluasi Kinerja Perusahaan dengan KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) ataupun Baldrige. Akibatnya, manfaat yang mereka dapatkan dari implementasi KPKU / Baldrige seperti itu hanyalah sedikit saja yaitu mengetahui berapa skor KPKU / Baldrige perusahaannya dan mungkin tambahannya adalah mendapatkan umpan balik hasil Assessment / Evaluasi KPKU atau Baldrige tersebut.

Walaupun mengetahui capaian kinerja perusahaan dalam bentuk score KPKU / Baldrige merupakan sesuatu yang menarik, tetapi hal itu tidak akan merubah apapun dalam perusahaan anda kecuali anda melakukan sesuatu yang relavan dan tepat berdasarkan Skor KPKU / Baldrige. Oleh karena itu, sangatlah penting untuk mengetahui langkah-langkah sistematis yang efektif dalam implementasi KPKU atapun Baldrige di perusahaan, sehigga perusahaan mendapatkan manfaat yang optimal dari implementasi tersebut yang dibuktikan a.l. dengan: sustainable performance growth, peningkatan daya  saing perusahaan, tingkat kesehatan perusahaan pada sangat sehat, peningkatan profitabilitas perusahaan, peningkatan kepuasan pelanggan, peningkatan engagement dan kepuasan karyawan dan tenaga kerja, pembelajaran organisasi dan individu yang terus menerus, pertumbuhan inovasi, dsb.

Berikut ini adalah langkah-langkah sistematis implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige yang efektif memberi berdampak optimal pada pertumbuhan kinerja perusahaan dan peningkayan daya saing perusahaan.

Langkah Pertama: Penetapan Implementasi KPKU/Baldrige sebagai salah satu Program Breakthrough atau Program Utama atau Program Prioritas Perusahaan.

Langkah pertama ini sangat penting! Perusahaan harus menetapkan bahwa Implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige menjadi salah satu Program Breakthrough atau Program Utama atau Program Prioritas Perusahaan. Perlu juga ditetapkan batas waktu bahwa program tersebut menjadi program Breakthrough atau Program Prioritas Perusahaan.

Langkah Kedua: Membentuk Tim untuk Pengawalan Implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.

Pada langkah Kedua ini perusahaan perlu membentuk Tim yang diberi peran untuk mengawal implementasi KPKU / Baldrige dan bertanggung jawab atas efektifitas implementasi, serta diberikan kewenangan yang memadai dalam upaya mengelola sumberdaya untuk pencapaian tujuan pembentukan Tim tersebut. Tim ini, biasanya terdiri dari dua tingkat. Tingkat pertama adalah Tim Pengarah yang diketuai oleh Dirut dan beranggotakan Direksi dan sejumlah Senior leaders lainnya, dan Tingkat ke-2 adalah Tim Pelaksana yang diketuai oleh Salah satu senior leaders yang secara fungsi dalam organisasi erat kaitannyannya dengan fungsi perencanaan, fungsi pengendalian, fungsi pengelolaan kinerja perusahaan. Untuk lebih mendongkrak, diperlukan BOD Sponsor yang bekerja secara ‘harian’ memberikan pengarahan dan dukungan kepada Tim Pelaksana.

Langkah Ketiga: Pembekalan Tim

Pada langkah ketiga ini Tim yang telah dibentuk  perlu diberikan pembekalan yang memadai agar mereka memiliki kapabilitas yang diperlukan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya secara efektif. Pemberkalan tersebut sekurang kukurangnya meliputi hal-hal sbb.:

  • Pemahaman tentang substansi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.
  • Pemahaman tentang cara penilaian kinerja berbasis KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.
  • Pemahaman tentang cara penyusunan Dokumen pelaporan kinerja berbasis KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.
  • Pemahaman tentang sistem pengelolaan kinerja perusahaan berbasis KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.
  • Pemahaman tentang pengelolaan bisnis proses yang efektif
  • Pemahaman tentang Manajemen Perubahan (Change Management)

 

Langkah Keempat: Penyusunan Charter dan WBS Implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.

Pada langkah keempat ini, Tim yang telah dibentuk menyusun Charter dan WBS (Workbreakdown Structure) Implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige. Fungsi Charter adalah sebagai Summary dari Rencana besar implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige. Fungsi WBS adalah sebagai dokumen rencana detail dalam pengelolaan implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.

Charter sekurang-kurangnya memuat hal-hal sbb.:

  • Tujuan Utama & Ruang Lingkup
  • Fungsi-fungsi yang terlibat
  • KPI (Key Performance Indicators) dan Target berserta Proyeksinya
  • BOD Champion, Project Manager, Program Leader
  • Main Programs and Timelines
  • Key Asks

Sedangkan WBS sekurang-kurangnya memuat hal-hal sbb.:

  • Milestones per Program
  • Bobot per Milestone
  • Start Date dan End Date
  • Responsible Person
  • Output
  • Performance Measures per Milestones

Charter harus disampaikan dan disetujui Rapat Direksi / Rapat Pimpinan perusahaan sehingga all Direksi dan All Pimpinan perusahaan committed untuk mensukseskan inisiatif strategis ini. Sedangkan WBS cukup disahkan oleh Project Manager / Time Leader dan disetuji oleh Direktur yang menjadi Champion/sposornya.

Langkah Kelima: Pelaksanaan, Pengukuran, dan Monitoring Charter dan WBS Implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.

Pada langkah Kelima, Seluruh rencana yang telah didokumentasikan dalam Charter dan dijabarkan dalam WBS dilaksanakan oleh para pelaksana, dan sesuai jadwal dilkukan pengukuran pencapaiannya, dimonitor kemajuannya. Setiap 2 minggu sekali, progressnya disampaikan pada rapat direksi. Pada Rapat tersebut Direksi dapat memberikan korekesi, maupun arahan lebih lanjut terhadap cara implemtasi  KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige, dengan sasaran untuk mencapai atau melampaui target-target yang telah didefinisikan pada WBS.

Langkah Keenam: Evaluasi dan Improvement Sistem Pengelolaan KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige.

Pada langkah ke-enam, perusahaan melakukan evaluasi menyeluruh atas model dan aktualisasi pengelolaan implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige. Sekurang-kurangnya evaluasi menyeluruh ini dilakukan satu tahun sekali. Pada perusahaan kelas dunia, evaluasi dilakukan per semester sehingga lebih memperkecil peluang terjadinya lost of opportunities. Hasil evaluasi tentunya berupa temuan-temuan major maupun minor atas keunggulan maupun kelemahan dalam implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige, dilengkapi dengan analisis yang tajam atas fakta-fakta tersebut. Hasil evaluasi juga dilengkapi dengan umpan balik yang relevan untuk fungsi-fungsi terkait sehingga fungsi-fungsi terkait dapat menindak lanjutinya.

Hasil evaluasi ini harus disampaikan pada Rapat Direksi dan Rapat direksi selanjutnya mengambil keputusan terhadap rencana tindak lanjutnya sekaligus memberikan penugasan-penugasan kepada sejumlah pihak dalam perusahaan untuk mengambil tanggung jawab dalam upaya tindak lanjut tersebut yang progres dan hasilnya dalam beberapa hal disampaikan kepada Rapat Direksi.

Untuk memperoleh Panduan lebih detail dan lebih seksama lagi dalam implementasi KPKU (Kriteria Penilaian Kinerja Unggul) / Baldrige, silahkan kontak kami di www.ptmuma.com, telp. 022-7337447

Leave a Comment

Name (required)
Website
Your Message (required)